Calcul des charges locatives : comment s’y prendre? 

Vous êtes propriétaire et avez mis ou comptez mettre votre appartement en location : la détermination du montant initial du loyer et des charges est très importante. L’encadrement des loyers contraint un certain nombre de bailleurs, mais il ne faut pas pour autant négliger le sujet du calcul des charges locatives.
Quelles sont les charges locatives récupérables ? Comment calculer ses charges locatives mensuelles ? Comment procéder à la régularisation des charges locatives ? Voici les réponses.

1) Charges locatives récupérables : définition
2) Liste des charges locatives récupérables et non récupérables sur le locataire
3) Calcul des charges locatives mensuelles
4) Différence entre provisions pour charges et forfait de charges
5) Régularisation des charges locatives

1) Charges locatives récupérables : définition 

Les charges locatives récupérables correspondent aux dépenses dues par le locataire, mais payées initialement par le propriétaire. Le propriétaire paie la quote-part de charges afférente au logement à la copropriété, et se les fait rembourser par le locataire. Celui-ci paie chaque mois au propriétaire une provision pour charges, ou un forfait de charges (nous verrons plus bas la différence). Le calcul des charges locatives mensuelles doit donc être précis.

Toutes les charges de copropriété ne sont pas refacturables au locataire. Il existe une liste exhaustive de charges locatives récupérables, encadrée par un décret. En confiant la gestion locative de votre bien, votre agence vous expliquera comment calculer votre provision pour charges récupérables.

2) Liste des charges locatives récupérables et non récupérables sur le locataire

Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables sur les locataires. Cette liste est exhaustive : aucune autre dépense ne pourra être imputée au locataire. Consultez-la avant d’effectuer le calcul des charges locatives mensuelles.
En voici les détails :

Les charges d’employé d’immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (habitant sur place)

Le salaire versé à l’employé d’immeuble et les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont à 100% récupérables par le propriétaire.

Le salaire versé au gardien et les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont récupérables par le propriétaire à :
• 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,
• 40 % de leur montant, s’il n’assure que l’une ou l’autre de ces 2 tâches.

Les charges d’ascenseurs et monte-charge

Une partie des dépenses relatives à l’ascenseur peuvent être récupérées sur le locataire. C’est le cas notamment :

-L’électricité
-Exploitation de l’appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
-Fourniture de produits ou petits matériels d’entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d’éclairage de la cabine)
-Menues réparations de la cabine (changement boutons d’envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Certaines dépenses concernant l’eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :
-Eau froide et chaude de l’ensemble des occupants
-Eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes, y compris la station d’épuration
-Eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs
-Produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau
-Fourniture d’énergie quelle que soit sa nature
-Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l’entretien des épurateurs de fumée
-Réparation des fuites sur joints

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :
-Chauffage et production d’eau chaude
-Distribution d’eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d’eau)

Parties communes intérieures

Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l’immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :
-Électricité
-Fourniture de produits d’entretien (balais et sacs nécessaires à l’élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
-Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
-Réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur
-Frais de personnel d’entretien

Espaces extérieurs

Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d’exploitation et d’entretien des éléments suivants :
-Voies de circulation
-Aires de stationnement
-Abords des espaces verts
-Équipements de jeux pour enfants

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :
-Taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères
-Taxe de balayage
-Redevance assainissement

Nous connaissons désormais la liste exhaustive des charges récupérables sur le locataire. Mais comment faire son calcul de charges locatives mensuelles ?

3) Calcul des charges locatives mensuelles 

Vous pourrez procéder chaque année à une régularisation de charges si la provision n’a pas convenablement calculé. Néanmoins, nous vous recommandons vivement de procéder à un calcul des charges locatives mensuelles au plus proche de la réalité. Cela évitera des déconvenues : pour le propriétaire tout comme pour le locataire. Un locataire qui doit rembourser une quote-part de charges importantes lors d’une régularisation de charges pourrait se trouver démotivé. Et il n’est non plus pas très agréable pour le propriétaire de devoir rembourser des sommes qui s’envolent assez vite à son locataire si la provision était trop gourmande.

Récupérer votre dernière régularisation annuelle de charges

Pour le calcul des charges locatives mensuelles, nous vous invitons à vous référer à la dernière régularisation annuelle de charges (ou apurement de charges). Ce document est établi par votre syndic annuellement, après approbation des comptes en assemblée générale. Il reprend l’intégralité des dépenses réelles effectuées sur l’exercice pour l’immeuble. Votre quote-part individuelle est ensuite calculée en fonction de vos tantièmes. Vous trouverez donc sur ce décompte toutes les charges réelles vous incombant, par poste de charges (charges courantes, chauffage, eau froide, frais administratifs, etc.). A ces charges réelles, sont déduites les provisions pour charges que vous avez versé trimestriellement. Le solde peut être en votre faveur, et donc remboursé par le syndic, ou en votre défaveur, et alors appelé par le syndic.

Le calcul des charges locatives en fonction de votre quote-part

Sur la régularisation annuelle de charges éditée par le syndic, figure très souvent une colonne appelée « quote-part locative ». Cela signifie que la quote-part de charges récupérables sur le locataire est automatiquement calculé par le syndic, ce qui vous facilitera la tâche. Vous pouvez donc vous référez à ce montant pour le calcul des charges locatives mensuelles.
Si la quote-part locative n’est pas précisée, on considère que les charges récupérables sur le locataire représentent en moyenne 75% des charges de copropriété.

A ce montant annuel, vous pouvez ajouter la taxe d’enlèvement des ordures ménagères TEOM), refacturable au locataire. Son montant se trouve sur votre avis de taxe foncière.

Le calcul des charges locatives mensuelles est donc le suivant :
(Quote-part locative des charges réelles du lot + taxe ordures ménagères) / 12

Votre provision ou forfait de charges mensuelles est désormais défini(e) !
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4) Différence entre provisions pour charges et forfait de charges 

Les charges locatives peuvent être fixées forfaitairement ou au réel par le propriétaire, en fonction du cas de figure.

La provision pour charges

La provision pour charges est, comme nous l’avons vu plus haut, une estimation des dépenses qui sera régularisée lors de l’apurement de charges. Le locataire sera remboursé du trop-perçu ou bien devra payer à son propriétaire un complément si les dépenses réelles ont surpassé l’estimation.

Le forfait de charges

Le forfait de charges est, comme son nom l’indique un forfait, sur lequel on ne peut pas revenir. Si les dépenses réalisées ont été supérieures au forfait appelé, c’est tant pis pour le propriétaire. Si au contraire le propriétaire a appelé un forfait légèrement supérieur aux dépenses réelles, le locataire ne pourra rien lui réclamer. D’où l’importance d’un calcul des charges locatives au plus juste !

Quand appliquer un forfait de charges ?

La location nue

Dans le cadre d’une location nue, le propriétaire ne peut appliquer qu’une provision pour charges. Le forfait reste toutefois autorisé dans le cadre de la colocation.

La location meublée

Le propriétaire a le choix dans le cadre de la location meublée, entre appliquer un forfait de charges ou bien une provision. Le changement de locataire étant plus fréquent qu’en location nue, il est souvent plus simple d’appliquer un forfait.

Le bail mobilité

Dans ce cadre-là, le propriétaire ne dispose que d’une seule option : le forfait de charges.

Que ce soit en location nue, en location meublée ou en bail mobilité, le forfait ou la provision de charges doit être mentionné(e) dans le bail et le calcul des charges locatives doit toujours être au plus proche de la réalité.

5) Régularisation des charges locatives 

La loi du 6 juillet 1989 prévoit que, chaque année, le propriétaire doit procéder à la régularisation des charges locatives auprès de son locataire.
Vous devez donc reprendre les dépenses réelles de l’année, communiquées par le syndic. Vous pouvez y ajouter la taxe sur les ordures ménagères (TEOM). A cette somme, vous devez déduire les provisions appelées sur l’année (les bailleurs appliquant un forfait de charges ne sont donc pas concernés).

Deux cas de figures se posent alors :
• Les dépenses réelles sont inférieures aux provisions appelées : le propriétaire doit rembourser le locataire du trop-perçu et réajuster le calcul des charges locatives mensuelles.
• Les dépenses réelles sont supérieures aux provisions appelées : le locataire devra payer au propriétaire la différence. La somme est exigible immédiatement, ou généralement sur le prochain appel de loyer et charges.

Si l’écart est important : veillez à réévaluer la provision appelée. Cela évitera que la mauvaise surprise se reproduise l’année suivante.

En résumé:  vous l’avez donc compris, le calcul des charges locatives ne doit pas être fait au doigt mouillé. Veillez à rester au plus proche de la réalité, pour éviter les déconvenues. Pour le propriétaire comme pour le locataire, il n’est jamais agréable de devoir rembourser des sommes non prévues.
Le bailleur qui souhaite mettre en location son appartement doit apporter une attention toute particulière au calcul des charges locatives, souvent négligé.

A propos de Providence Immobilier :
Providence Immobilier est une agence de gestion locative physique située en plein cœur de Paris, dans le 9ème arrondissement. Proche de ses locataires et toujours disponible pour ses propriétaires, c’est l’agence qui allie les nouvelles technologies qui permettent d’aller vite, à l’accompagnement humain et personnalisé. Nos experts immobiliers vous accompagnent à chaque étape de la mise en location et de la gestion administrative de votre bien immobilier : régularisation annuelle des charges, révision annuelle de loyer, nous sommes présents pour toute la gestion administrative et technique de votre logement. Contactez-nous dès maintenant pour découvrir notre offre de gestion locative.